Selbstmanagement im Projektmanagement: Kalender und Aufgaben wirksam nutzen

In Projekten bearbeiten Projektteams eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben parallel. Termine, Abstimmungen, Reviews, Reporting und spontane Anforderungen wechseln sich ab.
Um in diesem Umfeld handlungsfähig zu bleiben, etabliert der Projektmanager eine klare Kommunikations- und Aufgabenstruktur – als Bestandteil professioneller Projektsteuerung und wirksamen Selbstmanagements.

Das zentrale Werkzeug dafür ist der Kalender.
Er ist am Arbeitsplatz wie auch mobil verfügbar, benötigt keine zusätzliche Software und fügt sich nahtlos in bestehende Arbeitsweisen ein – unabhängig davon, ob im IT-Projektmanagement, im technischen Projektmanagement oder im PMO gearbeitet wird.

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Der Kalender als zentrales Steuerungsinstrument

Die Struktur im Kalender orientiert sich an zwei Kriterien:

• Adressat (wer ist beteiligt?)
• Art der Aufgabe (eigenständig, Team, Stakeholder)

So entsteht ein übersichtliches System, das sowohl operative Arbeit als auch Stakeholdermanagement, Projektplanung und Reporting unterstützt.

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Grundsätze für eine funktionierende Kalenderstruktur

1. Einheitliche Schreibweise

Eine konsistente Schreibweise erhöht Geschwindigkeit, Klarheit und Wiedererkennbarkeit.

Empfohlene Struktur:

• @Projekt: PROJEKTNAME | Thema: THEMA
• @PM: PROJEKTNAME | Thema: THEMA

So lassen sich Termine schnell filtern und eindeutig zuordnen – ein Vorteil bei parallelen Projekten und in der Ressourcenplanung.

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2. Bewusste Pausen einplanen

Zwischen Terminen werden gezielt kurze Pausen eingeplant. Diese dienen:

• der inhaltlichen Nachbereitung
• der Vorbereitung auf Folgetermine
• dem mentalen Wechsel zwischen Aufgaben

Pausen sind kein Zeitverlust, sondern ein aktiver Bestandteil von professionellem Selbstmanagement.

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3. Farbsystem für schnelle Orientierung

Farben ermöglichen eine sofortige visuelle Einordnung der Termine. Ein bewährtes Beispiel:

• Blau: eigenständig durchgeführte Aufgaben
• Gelb: Termine mit Projektteam (Teamführung, Abstimmung)
• Rot: Termine mit externen Stakeholdern (Stakeholdermanagement, Präsentationen, Eskalationen)
• Grau: standardisierte Termine (z. B. Regel-Reports, Statusberichte)
• Lila: private Termine im Sinne der Work-Life-Integration

Dieses Farbsystem erleichtert die Tagesplanung und unterstützt eine ausgeglichene Arbeitsweise.

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Aufgaben im Kalender abbilden

Neben Terminen werden auch Aufgaben im Kalender geführt. Dabei werden zwei Aufgabentypen unterschieden:

1. Aufgaben für Projektmitglieder

Diese Aufgaben:

• entstehen häufig aus Kommunikation heraus
• werden über die etablierte Kommunikationsstruktur delegiert
• können auch bei spontanen Gesprächen schnell erfasst werden

Zur besseren Trennung kann im Kalender ein Termin mit leerem Inhalt als Platzhalter für diesen Aufgabenbereich genutzt werden.

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2. Eigene Aufgaben des Projektmanagers

Eigene Aufgaben:

• werden bewusst terminiert
• erhalten klare Zeitfenster
• sind Bestandteil der persönlichen Kapazitäts- und Ressourcenplanung

So wird verhindert, dass operative Aufgaben zwischen Meetings „untergehen“.

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Einordnung im professionellen Projektumfeld

Ein klar strukturierter Kalender unterstützt:

• Projektmanagement und Projektsteuerung
• Selbstmanagement und Fokus
• Kommunikationsstärke
• sauberes Reporting
• effektives Stakeholdermanagement

Er bildet damit die operative Grundlage für stabile Projekte – unabhängig von Tools wie Jira, MS Project oder SharePoint.

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Fazit

Ein Kalender ist mehr als eine Terminübersicht.
Richtig eingesetzt wird er zum zentralen Instrument für Selbstmanagement, Kommunikation und Projektsteuerung.
Er schafft Klarheit, reduziert Stress und ermöglicht es dem Projektmanager, auch in komplexen Projektsituationen den Überblick zu behalten.

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