Starke Verhandlungen im Projektmanagement – mit Methode mehr erreichen

In Projekten dreht sich nicht alles um Projektplanung, Budgets oder Meilensteine. Im Zentrum stehen Menschen – und wo Menschen zusammenarbeiten, wird verhandelt.
Projektmanager verhandeln täglich:

• mit Kunden
• mit Lieferanten
• mit internen Fachbereichen
• mit Management und C-Level
• mit externen Stakeholdern und Behörden

Wer diese Verhandlungen strategisch führt, sichert nicht nur bessere Ergebnisse, sondern auch stabilere Beziehungen, belastbare Entscheidungen und erfolgreichere Projektabschlüsse.

Verhandlungsführung ist damit ein zentraler Bestandteil von Projektmanagement, Stakeholdermanagement und moderner Teamführung.

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Verhandeln ist erlernbar

Erfolgreiche Verhandlungsführung ist keine Frage von Talent oder Bauchgefühl. Sie folgt klaren Prinzipien und Methoden.
Ansätze wie sie Jack Nasher in „Deal!“ beschreibt, lassen sich hervorragend auf den Projektalltag übertragen – insbesondere auf:

• Change Management
• Vertrags- und Claimmanagement
• Ressourcenverhandlungen
• Budget- und Terminfragen

Im Folgenden zeigen wir, wie Projektmanager diese Methoden gezielt einsetzen können.

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1. Klare Ziele statt Bauchgefühl

Projektmanager agieren häufig als operative „Feuerlöscher“. Doch jede erfolgreiche Verhandlung beginnt mit einer klaren Zieldefinition:

• Was möchte ich erreichen?
• Was ist ein gutes Ergebnis?
• Was ist das Minimum, das akzeptabel ist?

Ohne Ziel gibt es keinen Maßstab für Erfolg.
Mit realistischen, aber ambitionierten Zielen geben Sie der Verhandlung Richtung und Struktur.

Praxis-Tipp:
Halten Sie Ihre Ziele schriftlich fest – idealerweise als Teil Ihrer Projektsteuerung oder Verhandlungsvorbereitung. Das sorgt für Klarheit, auch unter Druck.

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2. Die eigene BATNA kennen – Verhandeln aus Stärke

Die BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) ist Ihre beste Option, falls keine Einigung erzielt wird.
Wer keine BATNA hat, verhandelt aus einer defensiven Position.
Wer hingegen Alternativen kennt, gewinnt:

• Selbstsicherheit
• Handlungsspielraum
• Glaubwürdigkeit

Im Projektmanagement betrifft das unter anderem:

• Lieferantenverträge
• externe Ressourcen
• Termin- oder Budgetänderungen
• interne Priorisierungen

Praxis-Tipp:
Integrieren Sie Ihre BATNA bereits in die Projektplanung und Ressourcenplanung – nicht nur für externe, sondern auch für interne Verhandlungen.

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3. Win-Win-Lösungen durch kreative Lösungsräume

Viele Verhandlungen enden in Kompromissen – und damit oft in halben Erfolgen.
Im Projektmanagement geht mehr.

Unterschiedliche Interessen eröffnen Spielräume:

• Preis vs. Qualität
• Geschwindigkeit vs. Sicherheit
• Flexibilität vs. Stabilität

Durch gezielte Fragen, aktives Zuhören und echtes Interesse am Gegenüber entstehen Win-Win-Lösungen, die beiden Seiten Nutzen bringen.

Praxis-Tipp:
Denken Sie nicht nur in Forderungen, sondern in „Deals“.
Fragen Sie bewusst: „Was ist meinem Gegenüber wirklich wichtig?“

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4. Framing – der Rahmen entscheidet

Ob Budgeterhöhung, Terminverschiebung oder Change Request – die Wirkung eines Themas hängt stark davon ab, wie es dargestellt wird.

• „Risiko“ oder „Investition“
• „Verzögerung“ oder „Qualitätssicherung“
• „Mehraufwand“ oder „Zukunftsfähigkeit“

Gezieltes Framing ist ein wirksames Instrument im Change Management und im Stakeholdermanagement.

Praxis-Tipp:
Bereiten Sie Verhandlungen auch sprachlich vor – insbesondere für Präsentationen auf C-Level. Positive, zukunftsorientierte Formulierungen schaffen Akzeptanz.

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5. Schriftform schafft Verbindlichkeit

Verhandlungen, die nur mündlich abgeschlossen werden, bergen Risiken – besonders in komplexen Projektumfeldern mit vielen Schnittstellen.

Professionelles Projektmanagement bedeutet:

• Vereinbarungen dokumentieren
• Entscheidungen bestätigen
• Absprachen nachvollziehbar festhalten

Das gilt insbesondere für:

• Vertragsmanagement
• Claimmanagement
• Change Requests
• Budget- und Terminentscheidungen

Praxis-Tipp:
Halten Sie auch kleine Abmachungen schriftlich fest – per E-Mail, Protokoll oder Änderungsantrag. Das schafft Transparenz, Verlässlichkeit und Sicherheit.

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Fazit: Verhandlungsführung ist Führung

Im Projektmanagement ist Verhandlungsfähigkeit kein „Nice-to-have“. Sie ist ein zentraler Bestandteil wirksamer Führung.

Gute Verhandlungsführung:

• schützt Ihr Projekt
• stärkt Ihre Position
• reduziert Konflikte
• ermöglicht bessere Lösungen für alle Beteiligten

Bei GRANIT unterstützen wir Projektmanager dabei, diese Fähigkeiten gezielt zu entwickeln – durch Trainings, Coachings und praxisnahe Begleitung im Projektalltag.

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Möchten Sie Ihr Team auf die nächste Schlüsselverhandlung vorbereiten?

Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam Ihre Verhandlungskompetenz weiter.

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