Phrasen und Killerphrasen im Projektmanagement
Um den Überblick im Projekt zu behalten und Aufgaben zielgerichtet zu adressieren, ist eine wirksame Kommunikation unerlässlich. Der Projektmanager steht dabei im permanenten Austausch mit Projektmitgliedern, Stakeholdern, Linienorganisation, Management und externen Partnern.
Kommunikation ist damit eines der zentralen Werkzeuge im Projektmanagement, im Stakeholdermanagement und in der Projektsteuerung.
In Besprechungen, Statusmeetings, Reviews oder Präsentationen fallen dabei immer wieder Phrasen – und gelegentlich auch Killerphrasen. Erfolgreiche Projektmanager erkennen diese frühzeitig und wissen, wie sie konstruktiv damit umgehen.
Phrasen – viel Wirkung, wenig Inhalt
Phrasen sind Redewendungen mit geringem oder unscharfem Informationsgehalt. Sie werden oft genutzt, um eine bestimmte Wirkung im Gespräch zu erzielen – bewusst oder unbewusst.
Ihre Wirkung hängt stark vom Kontext, vom Machtgefüge und von den beteiligten Stakeholdern ab.
Zur Einordnung eignet sich das bekannte Vier-Seiten-Modell der Kommunikation (Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehung, Appell).
Beispiele aus dem Projektalltag
Phrase: „Da platzen wir auf drei Meter Höhe.“
- Sachebene: Das Vorgehen wird scheitern.
- Selbstoffenbarung: Ich habe Erfahrung.
- Beziehung: Ich weiß mehr als du.
- Appell: Wähle ein anderes Vorgehen.
Phrase: „Wir sollten das nicht verkomplizieren.“
- Sachebene: Es gibt zu viele Details.
- Selbstoffenbarung: Ich möchte mich nicht mit den Details befassen.
- Beziehung: Ich bin dir überlegen.
- Appell: Vereinfache deinen Ansatz.
Phrase: „Die Qualität muss aber passen.“
- Sachebene: Anforderungen müssen erfüllt werden.
- Selbstoffenbarung: Ich kann das Ergebnis nicht einschätzen.
- Beziehung: Ich stehe nicht hinter dir.
- Appell: Sorge dafür, dass es keine negativen Auswirkungen gibt.
Phrasen sind nicht zwangsläufig destruktiv – sie werden jedoch problematisch, wenn sie Inhalte ersetzen, statt sie zu klären.
Killerphrasen – Gesprächsabbruch mit System
Killerphrasen gehen einen Schritt weiter. Sie verfolgen das Ziel, eine Diskussion zu beenden, die Gesprächshoheit zu übernehmen oder Beiträge zu entwerten.
Gerade in Meetings, im Reporting oder bei C-Level-Präsentationen können sie die Zusammenarbeit massiv beeinträchtigen.
Die Gegenstrategie des Projektmanagers
Erfolgreiche Projektmanager nutzen eine einfache, aber wirkungsvolle Mechanik:
Selbstoffenbarung + Sachebene → Frage der Verbesserung
Diese Technik verfolgt zwei Ziele:
- Sie aktiviert den sogenannten „Mr.-Fix-it-Reflex“ des Gegenübers – Menschen suchen automatisch nach Lösungen.
- Der Gesprächsball wird zurückgespielt. Der Gesprächspartner muss sich nun konstruktiv einbringen oder riskiert, an Akzeptanz zu verlieren.
Typische Killerphrasen und konstruktive Reaktionen
Killerphrase: „Da gibt es keine zwei Meinungen.“
- Sachebene: Der Punkt ist unstrittig.
- Selbstoffenbarung: Ich sehe keine andere Perspektive.
- Beziehung: Ich beurteile das besser als du.
- Appell: Überdenke deine Meinung.
Reaktion (Frage der Verbesserung):
„Gibt es aus deiner Sicht noch Aspekte, mit denen wir das Vorgehen weiter verbessern können – oder haben wir bereits alle Blickwinkel betrachtet?“
Killerphrase: „Quatsch, das interessiert doch keinen.“
- Sachebene: Die Wirkung ist gering.
- Selbstoffenbarung: Mich interessiert das Thema nicht.
- Beziehung: Dein Beitrag ist ineffektiv.
- Appell: Beende deine Ausführungen.
Reaktion:
„Wie könnten wir das Projektergebnis für die Stakeholder interessanter gestalten? Deine Erfahrung könnte hier sehr helfen.“
Killerphrase: „Alles nur Behauptungen.“
- Sachebene: Es fehlen belastbare Nachweise.
- Selbstoffenbarung: Ich vertraue deiner Einschätzung nicht.
- Beziehung: Deine Argumentation überzeugt mich nicht.
- Appell: Liefere Fakten.
Reaktion:
„Wie könnte ein geeigneter Nachweis aussehen, der das Ergebnis unseres Vorgehens realistisch vorhersagt?“
Einordnung im professionellen Projektumfeld
Der souveräne Umgang mit Phrasen und Killerphrasen ist ein zentraler Bestandteil von:
- Kommunikationsstärke
- Teamführung
- Stakeholdermanagement
- Konfliktlösung
- Change Management
Gerade in komplexen Projekten entscheidet nicht nur die Qualität der Projektplanung oder des Controllings, sondern die Qualität der Gespräche.
Fazit
Phrasen und Killerphrasen lassen sich im Projektalltag nicht vermeiden – wohl aber entschärfen.
Erfolgreiche Projektmanager reagieren nicht defensiv oder emotional, sondern lenken Gespräche bewusst zurück in eine konstruktive Richtung.
So bleiben Meetings lösungsorientiert, Stakeholder eingebunden und Projekte steuerbar.
Hinweis:
Weitere typische Projektphrasen finden sich z. B. auf Besprechungsbingo. Besonders relevant sind dort die Kategorien „Projektmanagement“ und „Ideenkiller“ – ideal zur Vorbereitung auf Meetings.
