Kontinuierliche Verbesserung im Projektmanagement: Protokolle als Steuerungsinstrument

Innovative Projekte dienen nicht nur der Zielerreichung, sondern auch der Weiterentwicklung von Organisationen. Neue Vorgehensweisen, Werkzeuge und Erkenntnisse können genutzt werden, um Strukturen und Prozesse nachhaltig zu verbessern.
So entstehen neue Standards, die zukünftige Projekte effizienter und robuster machen.

Der Projektmanager unterstützt diese Entwicklung durch eine methodische, transparente Arbeitsweise – insbesondere durch klar definierte Protokolle als Teil von Projektmanagement, Projektsteuerung und Reporting.

‍

Die Termin-Verzugs-Meldung (TVM)

Ein zentrales Instrument der kontinuierlichen Verbesserung ist die Termin-Verzugs-Meldung (TVM).

Droht ein Liefergegenstand, ein Arbeitspaket oder ein Meilenstein nicht rechtzeitig fertiggestellt zu werden, kann jedes Projektmitglied eine TVM erstellen.
Diese Meldung wird an den Projektmanager übergeben und ist damit fester Bestandteil der Kommunikationsstruktur im Projekt.

‍

Ziel und Nutzen der TVM

Die TVM verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig:

• frühzeitige Transparenz bei drohendem Terminverzug
• systematische Analyse von Ursachen
• Grundlage für Gegenmaßnahmen
• Verbesserung von Projektplanung und Terminsteuerung
• Unterstützung des Abweichungsmanagements

Damit ist sie nicht nur ein operatives Dokument, sondern ein wichtiges Element für kontinuierliche Verbesserung und Prozessmanagement.

‍

Kernfragen als Strukturhilfe

Die in der TVM enthaltenen Kernfragen unterstützen den Ersteller dabei:

• den Sachverhalt klar zu beschreiben
• Ursachen konkret zu benennen
• Auswirkungen auf Termine und Folgegewerke einzuschätzen

Diese Struktur erleichtert dem Projektmanager die Bewertung und ermöglicht ein sachliches, faktenbasiertes Vorgehen im weiteren Projektverlauf.

‍

Kultureller Aspekt: Offenheit und Vertrauen

Besonderes Augenmerk legt der Projektmanager auf den Umgang mit der TVM:

• Die Erstellung wird ausdrücklich gefördert
• Ein ehrlicher, offener Umgang wird eingefordert
• Jede Projektperson darf eine Meldung einreichen – unabhängig von Rolle oder Hierarchie

Gerade in Matrixorganisationen befinden sich Projektmitglieder häufig im Spannungsfeld zwischen Linienorganisation und Projektorganisation.
Die TVM ermöglicht es, drohende Terminverzüge transparent zu melden, ohne Hierarchieebenen zu verletzen.

‍

Von der Meldung zur Verbesserung

Die Analyse der Ursachen eines Terminverzugs bildet die Grundlage für:

• konkrete Gegenmaßnahmen
• Anpassungen der Projektplanung
• Eskalationen auf sachlicher Basis
• Optimierung von Prozessen und Schnittstellen

Kommt es infolge einer TVM zu Terminplananpassungen oder Eskalationen, bietet das Dokument eine nachvollziehbare, transparente Grundlage für Entscheidungen.

So wird aus einer einzelnen Abweichung ein Lernimpuls für:

• das laufende Projekt
• zukünftige Projekte
• die Organisation insgesamt

‍

Einordnung im professionellen Projektumfeld

Die Termin-Verzugs-Meldung unterstützt:

• Projektmanagement und Projektsteuerung
• strukturiertes Reporting
• Abweichungs- und Risikomanagement
• kontinuierliche Verbesserung
• Organisationsentwicklung

Sie ist damit ein wirkungsvolles Werkzeug für reife Projektorganisationen – unabhängig davon, ob klassisch oder agil gearbeitet wird.

‍

Fazit

Kontinuierliche Verbesserung entsteht nicht zufällig.
Sie entsteht dort, wo Abweichungen früh erkannt, offen kommuniziert und systematisch genutzt werden.

Die Termin-Verzugs-Meldung ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Protokoll, um:

• Transparenz zu schaffen
• Verantwortung zu fördern
• Projekte stabil zu steuern
• Organisationen weiterzuentwickeln

So wird aus einem drohenden Terminverzug ein wertvoller Beitrag zur nachhaltigen Verbesserung.

‍