Von Zettelwirtschaft zu digitaler Projektsteuerung
Bundesweite Netzwerk-Transition eines öffentlichen IT-Dienstleisters - sicher, skalierbar und BSI-konform gesteuert.
Auftrag
Ein mittelständischer Sondermaschinenbauer betrieb sein Projektmanagement weitgehend ohne digitale Unterstützung. Ziel war die Einführung einer integrierten Plattform für Planung und Dokumentation - um Geschwindigkeit und Zusammenarbeit im Engineering zu erhöhen.
Umfang
Einführung von Jira und Confluence als zentrale PM-Plattform - inklusive Workflowdesign, Projektstrukturierung, Schnittstellenmanagement zwischen Teams sowie Aufbau eines Dashboard-Systems für Echtzeit-Reporting und Meilensteinübersicht.
Tätigkeiten
Herstellung von Planungstransparenz wurden maßgeschneiderte Jira-Workflows entwickelt, die den Aufgabenfluss im Engineering abbilden. Confluence wurde als Wissenssystem eingerichtet. Dashboards ermöglichten KPI-basiertes Echtzeit-Monitoring aller Vorhaben.
Herausforderung 1
Die fehlende Standardisierung interner Abläufe erschwerte die Übertragung bestehender Prozesse in eine digitale Systemlogik erheblich. Jira-Workflows mussten auf die Anforderungen des Sondermaschinenbaus angepasst werden, ohne gewachsene Arbeitsweisen zu übergehen.
Herausforderung 2
Die parallele Einführung zweier eng verzahnter Systeme erforderte sorgfältiges Change-Management. Widerstands- und Akzeptanzbarrieren wurden durch gezielte Schulungen, iterative Einbindung der Nutzenden und frühzeitige Quick Wins abgebaut.
Ergebnis
Jira und Confluence wurden vollständig in den Projektalltag integriert und werden von allen Teams aktiv genutzt. Meilenstein-Tracking und Projektdokumentation laufen seither digital - Planungsaufwand reduziert, Reaktionsgeschwindigkeit gesteigert.