Von der Handarbeit zur KI-gestützten Lieferkette
Die operative Abwicklung einer Vertriebsagentur wurde so umgebaut, dass aus Vertrag und Kundengespräch automatisch Arbeitsaufträge entstehen - ausgeführt von Freelancern und KI-Agenten.
Auftrag
Auf einem etablierten Liefersystem mit über sechzig Leistungsbausteinen folgte die nächste Stufe: die Automatisierung der Abwicklung. Die Umsetzung sollte mit dem Vertriebserfolg mitwachsen, ohne neues Personal je Endkunde. Der Kundenkontakt bleibt beim Menschen.
Umfang
Der Umfang reichte von der Anlage eines Endkunden bis zur Abnahme der Leistung: Vertragsauswertung, Einrichtung von Ablage und Aufgabenplanung, Arbeitsaufträge für alle Rollen sowie deren Ausführung durch Freelancer und KI-Agenten im laufenden Betrieb.
Tätigkeiten
Zum Start genügen der unterschriebene Vertrag und die Mitschrift des ersten Kundengesprächs. Daraus entstehen Kundenordner, Aufgabenlisten und einheitliche Arbeitsaufträge für Text, Grafik und Kampagnen, ausgeführt von Freelancern oder KI-Agenten.
Herausforderung 1
Jeder Endkunde bestellt eine andere Kombination aus über sechzig Leistungsbausteinen, jeder Baustein läuft über andere Beteiligte. Damit die Automatisierung greifen konnte, mussten alle Bausteine nach demselben Ablauf gebaut werden: gleiche Projektphasen, gleiche Rollen, gleiche Lieferobjekte. Erst diese Vereinheitlichung machte den Prozess wiederholbar.
Herausforderung 2
Automatisierung darf nicht auf Kosten der Qualität gehen. Deshalb wurde klar unterschieden: Alles, was eindeutig aus Vertrag und Kundengespräch ableitbar ist, läuft ohne Zutun durch. Kreative Leistungen übernehmen KI-Agenten erst, wenn für das jeweilige Lieferobjekt geprüfte Qualitätskriterien vorliegen. An drei festen Punkten prüft und bestätigt die Projektleitung.
Ergebnis
Das System ist auf eine Reduzierung des manuellen Aufwands um 30 bis 40 Prozent je Bestellung ausgelegt - bei 63 aktiven Leistungsbausteinen über 74 Endkunden entsteht so Kapazität für zusätzliche Aufträge ohne Neueinstellung. Der Kundenkontakt bleibt beim Menschen, die Umsetzung läuft automatisiert. Übertragbar auf jede weitere Vertriebsagentur.