Strukturen schaffen – Wachstum ermöglichen
Wie stabilisiert man die Auftragsabwicklung in einem spezialisierten Unternehmen, ohne das Tagesgeschäft auszubremsen?
Auftrag
Ein wachsendes Unternehmen im Agenturumfeld beauftragte uns, operative Lieferung und interne Steuerung so zu professionalisieren, dass Projekte planbar werden, Kapazitäten skalieren und Verantwortlichkeiten klar sind – bei steigender Qualität und Effizienz ohne zusätzliche Führungsebenen.
Umfang
Wir unterstützten das Unternehmen strategisch und operativ: durch den Aufbau eines PM-Systems, einen modularen Leistungskatalog, standardisierte Abläufe sowie ein zentrales System für Strukturierung, Zeiterfassung, Budgetierung und Reporting. Zudem begleiteten wir laufende Projekte.
Tätigkeiten
Wir stellten die termingerechte Abwicklung sicher und stabilisierten laufende Aufträge. Danach analysierten wir Abläufe, entwickelten Standards, etablierten klare Rollen und Kommunikationswege, strukturierten die bereichsübergreifende Zusammenarbeit neu und sicherten juristische Themen fachlich ab.
Herausforderung 1
Uneinheitliche Abläufe – Auswirkungen auf Team und Kund:innen
Das Team arbeitete nach unterschiedlichen Vorgehensweisen. Übergaben waren unklar, Qualitätsniveaus variierten und Verantwortlichkeiten waren nicht eindeutig definiert. Dies führte zu hohem Abstimmungsaufwand, vermeidbarer Nacharbeit und spürbaren Schwankungen in der Kundenzufriedenheit. Mit klaren Rollen, abgestimmten Workflows und verbindlichen Standards konnte die operative Arbeit nachhaltig stabilisiert werden.
Herausforderung 2
Inhomogene Systemlandschaft
Das Unternehmen nutzte verschiedene Plattformen und Softwarelösungen, die nur eingeschränkt miteinanderharmonierten. Dies führte zu Medienbrüchen, redundanten Arbeitsschritten und erschwerter Steuerbarkeit. Durch die Vereinheitlichung der digitalen Arbeitsstrukturen und die Definition klarer Daten- und Prozesslogiken wurde die Zusammenarbeit deutlich erleichtert und Transparenz geschaffen.
Ergebnis
Durch die klare Strukturierung der Abläufe, die Einführung verbindlicher Rollen und Standards sowie die rechtlich fundierte Entscheidungsfindung konnten wir die operative Arbeit deutlich stabilisieren und die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig verbessern. Die neue Organisation ermöglichte eine verlässliche Steuerung, konsistente Qualität und höhere Transparenz. Innerhalb eines Jahres verachtfachte das Unternehmen seinen Umsatz – getragen von klaren Prozessen, gesteigerter Effizienz und einer deutlich verbesserten Kundenzufriedenheit. Die Agentur verfügt heute über eine Struktur, die weiteres Wachstum sicher und skalierbar macht.