Projekt- und Portfoliostrukturen für kritische Infrastruktur
Wie wir als PMO-Leitung ein gesamtes Projektmanagementsystem im öffentlichen Sektor neu definierten und deutschlandweit ausrollten.
Auftrag
Wir entwickelten im öffentlichen Sektor die Strukturen zur Planung und Steuerung kritischer Infrastruktur weiter, übernahmen die Programmleitung, schärften Entscheidungswege und etablierten ein Portfoliomanagement samt Leitfaden, der später auf alle Projekte ausgerollt wurde.
Umfang
Der Auftrag umfasste die Definition eines verbindlichen Projekt- und Programmmanagementrahmens mit klarer Governance, strukturierter Planung und standardisierten Entscheidungen. Wir entwickelten ein skalierbares Portfoliomanagement sowie einen bundesweit einheitlichen Leitfaden.
Tätigkeiten
Wir entwickelten ein einheitliches Vorgehensmodell für öffentliche Infrastrukturprogramme, strukturierten als Programmleitung Maßnahmen, führten Standards ein und klärten Schnittstellen. Im Portfoliomanagement rollten den Leitfaden bundesweit aus.
Herausforderung 1
Komplexität des öffentlichen Sektors
Die Vielzahl von Stakeholdern, föderalen Abstimmungswegen und gesetzlichen Vorgaben machte eine strukturelle Neuordnung zwingenderforderlich. Entscheidungsprozesse mussten transparent, dokumentiert und über alle Ebenen hinweg nachvollziehbar gestaltet werden. Gleichzeitig war esessenziell, Planungssicherheit zu schaffen und Projekte so auszurichten, dass sie den hohen Anforderungen öffentlicher Infrastrukturvorhaben standhalten.
Herausforderung 2
Skalierbarkeit der Standards
Der neue Leitfaden musste sowohl die Besonderheiten einzelner Programme berücksichtigen als auch bundesweit einheitliche Qualität gewährleisten. Unterschiedliche Reifegrade, regionale Strukturen und gewachsene Prozesse machten ein strukturiertes Tailoring der Standards notwendig: Das System musste flexibel genug sein, um auf Programmebene angepasst werden zu können, gleichzeitig aber verbindlich genug, um organisationseinheitlich gültige Anforderungen zu definieren. So entstand ein Gleichgewicht zwischen Standardisierung und praktischer Anwendbarkeit.
Ergebnis
Wir entwickelten ein durchgängiges Programm- und Portfoliomanagementsystem, das heute als verbindlicher Standard für die Planung und Steuerung kritischer Infrastrukturvorhaben dient. Der Leitfaden wurde erfolgreich auf alle Programme der Abteilung ausgerollt und bildet nun die Grundlage für einheitliche Governance, verlässliche Entscheidungswege und eine stabile Umsetzung. Damit verfügt die Organisation über ein robustes, professionell verankertes Framework, das die Wirksamkeit und Steuerbarkeit öffentlicher Infrastrukturprojekte deutlich erhöht.