Agenten dokumentieren, Projektmanager führen Kunden
Ein Projektmanagement-Office im Bahnsektor wurde von repetitiver Dokumentenarbeit entlastet und durch ein skalierbares KI-Agententeam zu spürbar schnelleren, sichereren und qualitativ höherwertigen Projektprozessen geführt.
Auftrag
Im Projektgeschäft eines führenden Anbieters für Schienenverkehrstechnik wurden Anforderungs- und Vertragsdokumente manuell gepflegt. Ziel war, wiederkehrende Tätigkeiten an KI-Agenten zu übergeben und Projektmanager für die Kundenarbeit freizuspielen.
Umfang
Sieben Use Cases mit je sechs bis vierzehn Agenten: Anforderungsprüfung, Angebotsabgleich, Normenkontrolle sowie Mehrkosten und Claims. Lieferobjekte waren Agentenkatalog, Vorgehensmodell, PMO-Betriebsorganisation und Anbindung an SharePoint und Teams.
Tätigkeiten
Je Aufgabentyp entstand ein durchgängiger Weg vom Piloten zum Produktivagenten mit Zielbild, Abnahmekriterien, Prototypenbau und Alltagstest. Eine SharePoint-Seite mit Agentenkatalog, Trainings in drei Stufen und Multiplikatoren sicherten die Nutzung.
Herausforderung 1
Die Einführung autonomer Agenten traf zunächst auf Vorbehalte im rund zwanzigköpfigen PMO und in angrenzenden Fachbereichen. Ein gestuftes Vorgehensmodell band Betroffene schrittweise ein, legte je Use Case Ownerschaft und Testverantwortung fest und bündelte die Betriebsorganisation an einer Stelle.
Herausforderung 2
Operativ galt es, Anforderungslisten mit über zehntausend Einzelanforderungen belastbar gegen Angebot und Umsetzbarkeit zu prüfen. Nachvollziehbarkeit hatte höchste Priorität: Abnahmekriterien je Agent, Rückkopplung aus dem Alltagsbetrieb und ein durchgängiges Human-in-the-Loop-Prinzip sicherten fachlich verantwortete Freigaben.
Ergebnis
Die betroffenen Prozesse wurden um dreißig bis vierzig Prozent beschleunigt. Repetitive Dokumentenarbeit entfällt weitgehend, Prozesssicherheit und Dokumentenqualität stiegen messbar. Durch Trainings, Multiplikatoren und ein Lessons-Learned-Register verblieb das Wissen vollständig in der Organisation, sodass Betrieb, Anpassung und Ausbau der Agenten eigenständig fortgeführt werden.