Der Projektsteckbrief – Überblick und Klarheit im Projektmanagement
Warum der Projektsteckbrief ein zentrales Werkzeug ist
Eine der Kernaufgaben im Projektmanagement besteht darin, jederzeit den Überblick über das Projekt zu behalten – und diesen Überblick auch verständlich an Stakeholder, Management und Kunden zu vermitteln.
Gerade im fordernden Projektalltag entstehen regelmäßig Situationen, in denen der Projektmanager spontan, präzise und auf Managementniveau Auskunft über den Projektstatus geben muss.
In der Praxis hat sich dafür ein einfaches, aber äußerst wirkungsvolles Hilfsmittel etabliert: der Projektsteckbrief.
Was ist ein Projektsteckbrief?
Der Projektsteckbrief ist eine kompakte Zusammenfassung des Projekts auf einer Seite.
Er ermöglicht es dem Projektmanager, das Projekt jederzeit aus der richtigen Flughöhe darzustellen – ohne lange Berichte, Tools oder Präsentationen.
Der Projektsteckbrief unterstützt damit:
- Projektsteuerung
- Stakeholdermanagement
- Reporting
- schnelle Entscheidungsfindung
Inhalte eines professionellen Projektsteckbriefs
Ein bewährter Projektsteckbrief enthält mindestens folgende Elemente:
1. Projektidentifikation
- Projektname (ausgeschrieben und mit gängigen Abkürzungen)
- eindeutige Zuordnung für Stakeholder und Organisation
2. Visuelle Darstellung
- 3D-Rendering des Projekts
- Foto eines Prototyps
- oder Abbildung eines vergleichbaren Projekts (mit Bezug zum aktuellen Vorhaben)
Visuelle Elemente erleichtern die Kommunikation – insbesondere bei C-Level-Präsentationen.
3. Meilensteinübersicht
- wichtigste Meilensteine in Zeilenform
- alternativ visuell als Wasserfallmodell
Diese Übersicht unterstützt Projektplanung und Meilensteinplanung und macht Fortschritt sowie Abhängigkeiten sofort sichtbar.
4. Organisationsübersicht
- relevante Stakeholder
- Projektleitung
- (Teil-)Projektleitungen
Damit wird das Stakeholdermanagement transparent und Ansprechpartner sind jederzeit klar.
5. Budgetübersicht
- Soll-Ist-Vergleich der Kosten
- Darstellung über Budgettöpfe (z. B. 0 / 25 / 50 / 75 / 100 %)
- visuelle Markierung des Verbrauchs
Diese Form der Darstellung unterstützt Budgetplanung, Kostenplanung und Controlling, ohne erklärungsbedürftig zu sein.
6. Besondere Anforderungen
- individuelle Kundenanforderungen
- regulatorische Besonderheiten
- projektspezifische Risiken oder Randbedingungen
So bleiben kritische Aspekte jederzeit präsent.
7. Form des Projektsteckbriefs
- ein DIN-A4-Blatt
- abgeschnittene Ränder, damit es bündig in einen Notizblock passt
- auf dickem Papier gedruckt oder verstärkt
Der Steckbrief ist damit robust, mobil und jederzeit griffbereit – ein echtes Arbeitsdokument.
Der Projektsteckbrief als lebendiges Dokument
Um den Projektsteckbrief aktiv weiterzuführen, ergänzt der erfolgreiche Projektmanager die Rückseite um einen Projektkalender:
- der gesamte Zeitplan des Projekts
- jeder Tag wird nach Ablauf durchgestrichen
- wichtige Ereignisse (Kundentermine, Telefonate, Entscheidungen) werden kurz markiert
So entsteht eine chronologische Projektspur, die:
- Kontext liefert
- Entscheidungen nachvollziehbar macht
- Argumentationssicherheit in kritischen Gesprächen schafft
Gerade in angespannten Situationen ermöglicht dieser Kalender, den Projektverlauf faktenbasiert und souverän darzustellen.
Einordnung im professionellen Projektumfeld
Der Projektsteckbrief unterstützt:
- Projektmanagement und Projektsteuerung
- strukturiertes Reporting
- effektives Stakeholdermanagement
- schnelle Kommunikation auf Managementebene
Er ersetzt keine Detailpläne oder Tools wie MS Project oder Jira – ergänzt diese jedoch ideal auf der strategischen Übersichtsebene.
Fazit
Der Projektsteckbrief ist ein einfaches, aber äußerst wirkungsvolles Instrument im Projektmanagement.
Er schafft Klarheit, reduziert Erklärungsaufwand und gibt dem Projektmanager jederzeit die Fähigkeit, sein Projekt sicher und souverän zu vertreten.
Wer seinen Projektsteckbrief konsequent pflegt, behält nicht nur den Überblick – sondern auch die Handlungshoheit.
